Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên nhằm xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ dân sự. Trên thực tế, không ít trường hợp sau khi ký kết hợp đồng, một bên không thực hiện đúng nghĩa vụ đã cam kết, gây thiệt hại về vật chất hoặc uy tín cho bên còn lại. Khi đó, câu hỏi đặt ra là: Làm gì khi bên còn lại vi phạm hợp đồng? Xử lý như thế nào để đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của mình?

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ các bước cần thực hiện khi xảy ra vi phạm hợp đồng, cách thu thập chứng cứ, cũng như vai trò của luật sư trong quá trình bảo vệ quyền lợi.

1. Thế nào là vi phạm hợp đồng

Vi phạm hợp đồng là một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến tranh chấp dân sự và thương mại. Hiểu đúng bản chất của hành vi vi phạm hợp đồng sẽ giúp cá nhân, doanh nghiệp xác định được quyền và nghĩa vụ của mình trong giao dịch, từ đó lựa chọn phương án xử lý phù hợp.

Theo khoản 1 Điều 351 Bộ luật Dân sự năm 2015, vi phạm nghĩa vụ được xác định như sau:

“Vi phạm nghĩa vụ là việc bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ đúng thời hạn, thực hiện không đầy đủ nghĩa vụ hoặc thực hiện không đúng nội dung của nghĩa vụ.”

Áp dụng quy định này trong quan hệ hợp đồng, có thể hiểu: nếu một bên không thực hiện hoặc thực hiện không đúng, không đầy đủ nghĩa vụ đã thỏa thuận trong hợp đồng thì được coi là vi phạm hợp đồng. Trách nhiệm dân sự có thể bao gồm buộc thực hiện nghĩa vụ, phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại hoặc các biện pháp chế tài khác theo quy định pháp luật và nội dung hợp đồng.

Các hành vi vi phạm hợp đồng phổ biến trong thực tế gồm:

• Không thực hiện nghĩa vụ đúng thời hạn (ví dụ: giao hàng, thanh toán trễ hạn).
  
• Thực hiện không đúng nội dung đã cam kết (ví dụ: giao sai loại hàng, thi công sai thiết kế).
  
• Tự ý từ chối hoặc chấm dứt hợp đồng mà không có căn cứ pháp lý.

Vi phạm hợp đồng có thể phát sinh từ lỗi cố ý hoặc lỗi vô ý, nhưng dù trong trường hợp nào thì bên vi phạm cũng phải chịu hậu quả pháp lý tương ứng theo thỏa thuận hợp đồng và quy định của pháp luật.

2. Các bước xử lý khi hợp đồng bị vi phạm

Khi phát hiện bên kia vi phạm hợp đồng, bên bị ảnh hưởng không nên phản ứng vội vàng mà cần thực hiện các bước xử lý theo trình tự phù hợp, đảm bảo căn cứ pháp lý đầy đủ trong trường hợp phải khiếu kiện hoặc khởi kiện ra tòa.

Thứ nhất, thương lượng và nhắc nhở

Trong nhiều trường hợp, việc vi phạm có thể xuất phát từ lý do khách quan, sơ suất hoặc hiểu nhầm giữa các bên. Do đó, bước đầu tiên nên là gửi thư nhắc nhở, liên hệ trực tiếp để trao đổi và yêu cầu bên vi phạm khắc phục trong thời gian cụ thể.

Thương lượng vừa giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, vừa duy trì mối quan hệ hợp tác nếu đôi bên còn có ý định tiếp tục hợp tác sau đó.

Thứ hai, gửi văn bản thông báo vi phạm

Nếu bên kia không khắc phục hoặc không phản hồi thiện chí, bên bị vi phạm cần gửi văn bản thông báo về hành vi vi phạm hợp đồng, nêu rõ nghĩa vụ đã cam kết, hành vi vi phạm, hậu quả phát sinh, yêu cầu khắc phục và thời hạn xử lý.

Văn bản này nên được lập dưới dạng thông báo chính thức hoặc công văn, có chữ ký, đóng dấu (nếu là pháp nhân), gửi qua phương thức có xác nhận như chuyển phát nhanh, email có biên nhận, fax…

Việc gửi thông báo vi phạm giúp tạo căn cứ pháp lý quan trọng trong quá trình tố tụng hoặc hòa giải sau này.

Thứ ba, yêu cầu bồi thường thiệt hại

Nếu hành vi vi phạm gây thiệt hại thực tế về tài sản, chi phí phát sinh, cơ hội kinh doanh… thì bên bị thiệt hại có quyền yêu cầu bồi thường. Căn cứ tại Điều 360 và Điều 419 Bộ luật Dân sự 2015, bên vi phạm nghĩa vụ phải bồi thường toàn bộ thiệt hại phát sinh do hành vi của mình, bao gồm cả tổn thất về vật chất và tổn thất tinh thần (nếu có quy định cụ thể).

Trong một số hợp đồng, các bên còn thỏa thuận về điều khoản phạt vi phạm, phạt chậm thanh toán hoặc phạt do vi phạm cam kết bảo mật, độc quyền… Khi đó, bên vi phạm phải chịu khoản phạt theo đúng nội dung đã ký kết.

Thứ tư, khởi kiện tại tòa án hoặc trọng tài

Trường hợp các bên không thể tự thương lượng hoặc hòa giải, bên bị vi phạm có quyền khởi kiện ra tòa án có thẩm quyền hoặc cơ quan trọng tài (nếu hợp đồng có điều khoản trọng tài).

Theo quy định tại Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, người khởi kiện cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm: đơn khởi kiện, bản sao hợp đồng, các chứng cứ về vi phạm, thông báo yêu cầu khắc phục, tài liệu chứng minh thiệt hại… để gửi tới tòa án.

Thời hiệu khởi kiện về hợp đồng dân sự là ba năm kể từ thời điểm quyền và lợi ích bị xâm phạm.

3. Cách thu thập và bảo quản chứng cứ trong tranh chấp hợp đồng

Chứng cứ đóng vai trò then chốt trong việc chứng minh hành vi vi phạm, thiệt hại thực tế và yêu cầu bồi thường. Do đó, ngay khi phát hiện có vi phạm, các bên nên chủ động thu thập, lưu giữ các tài liệu liên quan, bao gồm:

• Bản hợp đồng gốc có đầy đủ chữ ký và dấu (nếu có).
  
• Các phụ lục, biên bản giao nhận, hóa đơn, phiếu xuất kho, chứng từ thanh toán.
  
• Email, tin nhắn, thư từ thể hiện quá trình thương lượng, yêu cầu khắc phục.
  
• Hình ảnh, video, ghi âm cuộc trao đổi (nếu được pháp luật cho phép).
  
• Biên bản làm việc, biên bản xác minh thiệt hại từ bên thứ ba (ví dụ: giám định chất lượng, định giá thiệt hại…).
  

Trong trường hợp cần thiết, các bên có thể đề nghị lập vi bằng tại văn phòng thừa phát lại để ghi nhận hành vi vi phạm, làm bằng chứng trước tòa.

4. Dịch vụ hỗ trợ giải quyết tranh chấp hợp đồng tại Công ty Luật TNHH MV

Công ty chúng tôi cung cấp dịch vụ pháp lý trọn gói liên quan đến tranh chấp hợp đồng, bao gồm:

• Tư vấn pháp lý và đánh giá hồ sơ ban đầu miễn phí.
  
• Soạn thảo hợp đồng, phụ lục, điều khoản xử lý vi phạm và phạt hợp đồng.
  
• Hỗ trợ xử lý vi phạm hợp đồng từ bước thương lượng đến khởi kiện.
  
• Đại diện tranh tụng tại tòa án hoặc trọng tài thương mại.
  

Khách hàng có thể yên tâm về chất lượng dịch vụ nhờ đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, chuyên sâu về hợp đồng dân sự, thương mại và doanh nghiệp.

Như vậy, việc xử lý vi phạm hợp đồng cần được thực hiện đúng quy trình, bài bản và đầy đủ cơ sở pháp lý để đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp. Trong bối cảnh pháp luật ngày càng được áp dụng nghiêm ngặt, mỗi cá nhân và doanh nghiệp nên chủ động xây dựng cơ chế phòng ngừa rủi ro hợp đồng và tìm đến sự hỗ trợ của luật sư ngay khi phát sinh dấu hiệu vi phạm. Đây không chỉ là cách bảo vệ quyền lợi trước mắt, mà còn là chiến lược quản trị rủi ro hiệu quả trong dài hạn.