1. Lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp

Trước khi chuẩn bị hồ sơ, việc đầu tiên cần thực hiện là xác định loại hình doanh nghiệp phù hợp với quy mô và định hướng phát triển. Khi thành lập công ty, cá nhân, tổ chức cần lựa chọn loại hình phù hợp với quy mô, số lượng thành viên góp vốn, khả năng huy động vốn và định hướng quản trị. Trên thực tế, các loại hình phổ biến hiện nay gồm:
•        Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; 
•        Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; 
•        Công ty cổ phần; 
•        Công ty hợp danh; 
•        Doanh nghiệp tư nhân. 
Việc lựa chọn đúng loại hình ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong quản lý nội bộ, phân chia quyền lợi, trách nhiệm và huy động vốn trong quá trình hoạt động.
2. Chuẩn bị thông tin về chủ thể thành lập doanh nghiệp

Căn cứ Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020, tổ chức, cá nhân có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam, trừ các trường hợp bị cấm theo quy định pháp luật như cán bộ, công chức, viên chức; sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp trong một số trường hợp; người chưa thành niên; người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc đang chấp hành hình phạt tù.
Do đó, trước khi thành lập công ty, người góp vốn, chủ sở hữu hoặc cổ đông sáng lập cần kiểm tra mình có thuộc trường hợp bị hạn chế quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp hay không.

3. Chuẩn bị tên doanh nghiệp

Theo Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020, tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành tố: loại hình doanh nghiệp và tên riêng. Ví dụ: Công ty TNHH ABC hoặc Công ty Cổ phần ABC.
Khi đặt tên công ty, cần lưu ý:
•        Không đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký; 
•        Không sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội nếu chưa được chấp thuận; 
•        Không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục. 
Tên doanh nghiệp là thông tin quan trọng được thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, con dấu, hóa đơn, hợp đồng và các giao dịch pháp lý sau này.

4. Chuẩn bị địa chỉ trụ sở chính

Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính.
Khi chuẩn bị địa chỉ trụ sở, doanh nghiệp cần bảo đảm:
•        Có địa chỉ rõ ràng, đầy đủ số nhà, đường, phường/xã, tỉnh/thành phố; 
•        Không sử dụng địa chỉ không có thật hoặc không thể liên hệ; 
•        Không đặt trụ sở tại căn hộ chung cư chỉ có mục đích để ở, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. 
Việc kê khai sai địa chỉ trụ sở có thể khiến hồ sơ bị trả lại hoặc gây khó khăn trong quá trình nhận thông báo từ cơ quan nhà nước.

5. Chuẩn bị ngành, nghề kinh doanh

Theo Điều 7 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền tự do kinh doanh ngành, nghề mà luật không cấm. Tuy nhiên, khi đăng ký thành lập công ty năm 2026, ngành nghề kinh doanh cần được mã hóa theo Quyết định 36/2025/QĐ-TTg về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, có hiệu lực từ ngày 15/11/2025. 
Doanh nghiệp cần lưu ý:
•        Chọn đúng mã ngành theo lĩnh vực dự kiến hoạt động; 
•        Đối với ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, chỉ được hoạt động sau khi đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định; 
•        Nếu ngành nghề chưa có mã cụ thể, cần ghi nhận phù hợp với quy định pháp luật chuyên ngành. 

6. Chuẩn bị vốn điều lệ

Luật Doanh nghiệp hiện hành không quy định mức vốn điều lệ tối thiểu đối với hầu hết ngành nghề. Doanh nghiệp được tự quyết định vốn điều lệ phù hợp với quy mô hoạt động và khả năng góp vốn thực tế.
Tuy nhiên, với những ngành nghề yêu cầu vốn pháp định hoặc ký quỹ, doanh nghiệp phải đáp ứng mức vốn tối thiểu theo quy định chuyên ngành. Ngoài ra, thành viên, cổ đông hoặc chủ sở hữu cần góp đủ vốn đúng thời hạn để tránh phát sinh trách nhiệm pháp lý.

7. Chuẩn bị người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật là người nhân danh doanh nghiệp thực hiện quyền, nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của công ty. Khi thành lập doanh nghiệp, cần xác định rõ:
•        Họ tên, giấy tờ pháp lý của người đại diện; 
•        Chức danh quản lý; 
•        Quyền và nghĩa vụ trong điều lệ công ty; 
•        Số lượng người đại diện theo pháp luật nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện. 
Việc lựa chọn người đại diện theo pháp luật cần được cân nhắc kỹ vì đây là người chịu trách nhiệm chính trong nhiều giao dịch và thủ tục pháp lý của doanh nghiệp.

8. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp

Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được thực hiện theo từng loại hình doanh nghiệp. Nghị định này quy định về hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp, đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và quản lý nhà nước về đăng ký doanh nghiệp. 
Về cơ bản, hồ sơ thành lập công ty thường bao gồm:
•        Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp; 
•        Điều lệ công ty; 
•        Danh sách thành viên hoặc danh sách cổ đông sáng lập, nếu có; 
•        Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp, nếu thuộc trường hợp phải kê khai; 
•        Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân, tổ chức góp vốn; 
•        Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp có nhà đầu tư nước ngoài. 
Đối với hồ sơ thành lập công ty TNHH, cần lưu ý căn cứ Điều 24 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về thành phần hồ sơ. Đối với thời hạn giải quyết, căn cứ Điều 41 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

9. Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp ở đâu?

Năm 2026, hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp được nộp tại Sở Tài chính cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Người thành lập doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức sau:
•        Nộp trực tiếp; 
•        Nộp qua dịch vụ bưu chính; 
•        Nộp trực tuyến tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. 
Trường hợp hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
Căn cứ pháp lý
•        Luật Doanh nghiệp 2020; 
•        Luật Doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung năm 2025; 
•        Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp; 
•        Quyết định 36/2025/QĐ-TTg về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. 
Thành lập công ty năm 2026 không chỉ là việc nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà còn đòi hỏi người thành lập phải chuẩn bị kỹ về loại hình doanh nghiệp, tên công ty, trụ sở, ngành nghề, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật và các nghĩa vụ sau thành lập. Việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế bị trả hồ sơ và tạo nền tảng pháp lý ổn định cho quá trình kinh doanh.
Công ty Luật TNHH MV cung cấp dịch vụ tư vấn, soạn thảo hồ sơ và hỗ trợ thành lập công ty trọn gói, giúp khách hàng hoàn tất thủ tục nhanh chóng, đúng pháp luật và yên tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh.