1. Trụ sở chính của công ty là gì?

Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính.
Trụ sở công ty cần có thông tin rõ ràng như số nhà, ngõ/ngách, đường/phố, thôn/xóm, xã/phường, tỉnh/thành phố. Đây là địa chỉ được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và là nơi cơ quan nhà nước, đối tác, khách hàng liên hệ với doanh nghiệp.

2. Có được đặt trụ sở công ty tại nhà riêng không?

Doanh nghiệp được đặt trụ sở công ty tại nhà riêng nếu địa chỉ đó hợp pháp, có thật, xác định được rõ ràng và không thuộc trường hợp bị cấm sử dụng làm địa điểm kinh doanh.
Thông thường, nhà riêng, nhà ở riêng lẻ, nhà mặt đất hoặc nhà nguyên căn thuộc quyền sở hữu, quyền sử dụng hợp pháp của cá nhân, tổ chức có thể được dùng để đăng ký trụ sở công ty. Trường hợp doanh nghiệp không phải là chủ sở hữu nhà thì nên có hợp đồng thuê, mượn hoặc văn bản cho phép sử dụng địa điểm để chứng minh quyền sử dụng hợp pháp khi cần thiết.

3. Có được đặt trụ sở công ty tại căn hộ chung cư không?

Đây là nội dung doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý. Theo quy định của pháp luật về nhà ở, căn hộ chung cư có mục đích để ở không được sử dụng vào mục đích kinh doanh. Vì vậy, doanh nghiệp không nên đăng ký trụ sở chính tại căn hộ chung cư chỉ có chức năng để ở.
Trường hợp tòa nhà chung cư hoặc công trình hỗn hợp có phần diện tích được phê duyệt làm thương mại, dịch vụ, văn phòng thì doanh nghiệp có thể xem xét sử dụng phần diện tích đó làm trụ sở nếu đáp ứng đúng công năng và hồ sơ pháp lý của tòa nhà.
Nói cách khác, không phải cứ nằm trong tòa nhà chung cư là bị cấm, mà cần xác định rõ phần diện tích đăng ký là căn hộ để ở hay khu thương mại, văn phòng được phép kinh doanh.

4. Điều kiện để đặt trụ sở công ty tại nhà riêng

Để hạn chế rủi ro khi đăng ký doanh nghiệp, địa chỉ nhà riêng dự kiến đặt trụ sở cần đáp ứng một số điều kiện cơ bản sau:
•     Địa chỉ có thật, rõ ràng, xác định được theo địa giới hành chính;
•      Không thuộc căn hộ chung cư chỉ có mục đích để ở;
•      Có quyền sử dụng hợp pháp đối với địa điểm đăng ký;
•    Không vi phạm quy hoạch, công năng sử dụng của nhà, đất;
•      Phù hợp với ngành, nghề kinh doanh dự kiến hoạt động;
•     Có thể tiếp nhận thư từ, thông báo của cơ quan nhà nước.
Đối với các ngành nghề có điều kiện như sản xuất, kinh doanh thực phẩm, giáo dục, y tế, phòng cháy chữa cháy, môi trường…, ngoài địa chỉ hợp pháp, doanh nghiệp còn phải đáp ứng thêm điều kiện chuyên ngành về mặt bằng, cơ sở vật chất hoặc giấy phép con trước khi hoạt động.

5. Rủi ro khi đăng ký trụ sở không đúng quy định

Việc đăng ký trụ sở công ty tại địa chỉ không hợp pháp hoặc không hoạt động thực tế có thể khiến doanh nghiệp gặp nhiều rủi ro như:
•        Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung;
•        Bị cơ quan thuế xác minh địa chỉ và đưa vào diện rủi ro;
•        Không nhận được thông báo, văn bản của cơ quan nhà nước;
•        Khó phát hành hóa đơn hoặc thực hiện thủ tục thuế;
•        Bị xử phạt vi phạm hành chính;
•        Phải thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty.
Do đó, trước khi dùng nhà riêng làm trụ sở, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ giấy tờ nhà đất, công năng sử dụng và khả năng liên hệ thực tế tại địa chỉ dự kiến đăng ký.

6. Một số lưu ý khi đặt trụ sở công ty tại nhà riêng

Khi đăng ký trụ sở công ty tại nhà riêng, doanh nghiệp nên lưu ý:
•        Ghi địa chỉ đầy đủ, thống nhất với giấy tờ nhà đất và địa giới hành chính hiện hành;
•        Nếu thuê hoặc mượn nhà, nên có hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận rõ ràng;
•        Không sử dụng căn hộ chung cư để ở làm trụ sở doanh nghiệp;
•        Treo biển hiệu công ty tại địa chỉ đã đăng ký sau khi thành lập;
•        Bảo đảm có người nhận thông báo, thư từ từ cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh;
•        Nếu hoạt động kinh doanh có yếu tố kho bãi, sản xuất, tiếp khách thường xuyên thì nên cân nhắc thuê địa điểm phù hợp hơn.
Căn cứ pháp lý
•        Luật Doanh nghiệp năm 2020, sửa đổi, bổ sung 2025;
•        Luật Nhà ở năm 2023;
•        Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
•        Các văn bản hướng dẫn liên quan đến việc sử dụng nhà ở, căn hộ chung cư và đăng ký trụ sở doanh nghiệp.
Doanh nghiệp được đặt trụ sở công ty tại nhà riêng nếu địa chỉ đó hợp pháp, rõ ràng, có quyền sử dụng và không thuộc trường hợp bị cấm. Tuy nhiên, cần đặc biệt lưu ý không sử dụng căn hộ chung cư chỉ có mục đích để ở làm trụ sở công ty. Việc lựa chọn đúng địa chỉ trụ sở ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi đăng ký, kê khai thuế và hoạt động kinh doanh sau này.
Công ty Luật TNHH MV cung cấp dịch vụ tư vấn lựa chọn trụ sở, rà soát điều kiện địa chỉ, soạn thảo hồ sơ và hỗ trợ thủ tục thành lập doanh nghiệp, giúp khách hàng thực hiện đúng quy định pháp luật và tiết kiệm thời gian.